Referat: Styremøte 13/2023

Digitalt mellommøte
Tid: Søndag 22.10.2023, kl 13.00-16.00

Tilstede:
Styreleder, Izabella Katharina Abouradoine Sætherø
Medlemsansvarlig, Cathrin Olaisen Myrvold
Fagansvarlig, Hedda Embla Ophaug Bekkelund
Styremedlem, Kristine Molberg Thomsen
Økonomiansvarlig, Anne-Britt Halonen
Daglig leder, Stine Treider Arnesen
Nettredaktør, Camilla Krogli Hansen

Meldt forfall:
Nestleder, Marianne Austad Henriksen
Vara 1., Benedicte Bjarstad
Vara 2., Kjersti Gram Lindstad
Vara 3., Ragnhild Fossheim

Referent: Kristine Molberg Thomsen

1. Saksliste

2. Opprettelse av stilling til medarbeider med kommunikasjonsansvar

Orienteringssak; Sentralstyret vedtok på styremøte 9 at de ønsket å opprette en stilling for en medarbeider med kommunikasjonsansvar, og at denne stillingen skal tilbys Camilla Krogli Hansen. I ettertid av dette har sentralstyret arbeidet med å kartlegge organisasjonens behov og muligheter. Arbeidet med å få på plass en stillingsinstruks og et forslag til en kontrakt er nå ferdigstilt.

Forslaget vil bli tilsendt Camilla Krogli Hansen innen utgangen av inneværende uke.

Denne er sendt. Camilla leser gjennom og kommer med kommentarer.

3. Stavanger, GF og nytt styre

Vi tar en runde rundt bordet på hvem som skal reise når, og hvem som skal booke selv eller ei. Sentralstyret skal diskutere omstendighetene omkring konstituerende styremøte etter GF. Styret er også nødt til å diskutere hvordan vi gjennomfører informasjonsoverføring ved fratredelse av verv.

Reise: Izabella, Hedda, Cathrin, Camilla kan reise onsdag/torsdag. De som ikke reiser som gruppe booker egen billett. Kjøp avbestillingsforsikring slik at du får refundert om du blir syk. Hvis en har reiseforsikring fra før holder dette.

Konstituerende styremøte: Det er kommet enkelte tilbakemeldinger på at det ikke kan være styremøte under landstreff. Styret mener at det bør være et raskt møte ila søndagen for å hilse på alle eventuelle nye i styret, og at styret blir med på avslutningen av landstreffet.

4. Kontrakt godtgjørelse for kontor – Stine

I økonomimøtet i august 2023 med regnskapsfører og revisor ble vi gjort oppmerksomme på at godtgjørelsen DL mottar for kontorleie, telefon, internett, lagerleie – 3000 NOK er skattepliktig dersom det står dette. De anbefaler at vi kun skriver lagerleie og kontor da telefon og internett er
skattepliktig. Dersom dette blir vedtatt må ny kontrakt skrives. Ingen andre endringer enn ordlyd behøver endres i kontrakten.

Enstemmig vedtatt av styret at ny kontrakt skrives. Izabella utarbeider ny kontrakt

5. Innspill fra medlem: Gjennomgang av Ammehjelpens valgreglement

Ved medarbeidersamtale med Hilde Aas Nøst i vår, kom hun med forslag om å gå gjennom valgreglementet. Hun har vært leder i valgkomitéen i tre år. Det var spesielt det med at hun mente komitéen bør komme i gang med arbeidet tidligere enn det som står. Dette er notert i referatet fra samtalen, som dere kan finne fram og se på. Jeg har vært med på å utarbeide dette reglementet, og kan bistå i en slik gjennomgang hvis det er ønskelig” – Anne Sigstad

Valgreglementet kan leses i sin helhet her.

Stine forespør ny leder for valgkomiteen, Camilla Amundsen, om tanker på emnet.

Daglig leder tar kontakt med valgkomiteen, og ber om forslag til nye tidsfrister. Vi behandler saken på neste møte i november.

6. Nye rapporteringskategorier for statistikk

Kristine la ut en skissering av nye rapporteringskategorier i interngruppen, hvor vi fikk noen tilbakemeldinger. Det kom ingen større ønsker om endring, og Izabella har derfor nå endret det til oppsettet sentralstyret foreslo. Arbeidet med å informere medlemmene om dette må nå igangsettes.

Styreleder legger frem slik det er nå. Forespør styret om det er nødvendig med mellomoverskrifter. Styret mener det ser mer ryddig ut med dette, og styreleder undersøker med Henrik (Increo) om kostnaden for å opprette disse.

7. Forventninger og arbeidsfordeling til neste styremøte

Styreleder ønsker seg en runde rundt bordet på ansvar og forventninger frem mot styremøte i november. Vi tar en kort gjennomgang av arbeidsfordelingen etter styremøte 10.

Avtroppende personer i styret er ansvarlig for en informasjonsoverføring til nye medlemmer. Dette bør skriftliggjøres. Camilla vil legge ut informasjon i forkant av valgkomiteens arbeid, slik at dette kan leses av alle, og det kan bidra med å «ufarliggjøre» styreposisjonene.

Vi nærmer oss 100 faste givere. Vi ønsker å formidle dette ut internt og eksternt, slik at vi både får sagt takk, og samtidig informert om tjenesten.

Arbeidsfordeling til neste styremøte:

• Budsjett for 2024 bør vedtas i november. Anne Britt utarbeider et forslag, i tillegg til at hun deltar i arrangementskomiteen for fagseminar 2024.
• Marianne bærer ansvaret med å undersøke hvordan ulike verv/ansatte løses i sammenlignbare grupper, slik at vi kan bestemme hvordan dette skal være fremover i Ammehjelpen.
• Alle må se på sin oversikt i listen, og følge sine tidsfrister.

Julebord: Alle skal ha med en gave, som fordeles ut til en av de andre deltagerne. Det blir en julehattelek, hvor alle skal ha med en julehodeplagg til en av de andre. Izabella er Secret Santa og fordeler giver og mottaker av hodeplagg.

Cathrin har forespurt medlemmer til historisk råd, og fått nei fra en. Derfor blir Anna-Pia spurt.

Kristine legger frem et forslag om å lage en konkurranse blant ammehjelperne, for å lage designen til neste års handlenett/t-skjorte. Kriteriene for konkurransen legges frem på neste styremøte.

🔙 Tilbake til oversikten over styremøter