Referat: Styremøte 1/2024

Digitalt mellommøte
Tid: Torsdag 11.01.24, kl 20-22.

Innkalt:
Styreleder, Izabella Katharina Abouradoine Sætherø
Nestleder, Marianne Austad Henriksen
Medlemsansvarlig, Cathrin Olaisen Myrvold
Fagansvarlig, Hedda Embla Ophaug Bekkelund
Styremedlem, Kristine Molberg Thomsen
Økonomiansvarlig, Anne-Britt Halonen

Vara 1., Benedicte Bjarstad
Vara 2., Kjersti Gram Lindstad
Vara 3., Ragnhild Fossheim

Daglig leder, Stine Treider Arnesen
Nettredaktør, Camilla Krogli Hansen for deler av møtet

Referent for dette møtet var Hedda Embla Ophaug Bekkelund

Fravær: Camilla Krogli Hansen, Kjersti Gram Landstad og Ragnhild Fossheim

Saksliste

1. Styret skal ta endelig stilling til innmeldt sak fra epostadmins

Epostadmins meldte i høst inn sak til styret om å få dekket kostnader til deltagelse på fagseminar og landstreff. Styret er nødt til å endelig votere over å innvilge dette. Det vises til følgende sak fra styremøte 14,2023:

9.3.5 Ekstraordinær utgiftsdekning for interne bidragsytere til fagseminar og landstreff.

Det er meldt inn sak fra interne bidragsytere om dekking av kostander til opphold i dobbeltrom torsdag til søndag, reise, middag og dagpakker. Det har kommet en forespørsel fra mailadmins om dekning av utgifter til landstreff. Styret anser forespørselen som rimelig, men saken må vurderes opp mot alle interne bidragsytere Ammehjelpen har slik at vi har likebehandling.

Innspill som ble løftet under diskusjonen:
Mailadmin står alene en måned av gangen
Facebookadmin kan spille på hverandre til enhver tid.
En del av det større bildet mtp kompensasjon.
Kan vi finne en gode for interne bidragsytere som et skussmål for det de bidrar med ekstra?

Sittende styre har bekymringer knyttet til det å legge føringer for styrer fremover da vi ikke vet hva budsjettene i fremtiden er. Vi kan enes om å dekke utgifter i 2024, men kan ikke si noe fast da vi ikke vet økonomien for fremtiden.

Styret synes det er vanskelig å kunne ta standpunkt i dette. Vi bør kartlegge mer de økonomiske rammende vi har før vi eventuelt kan gi mer støtte. Flere i styret uttrykker bekymring om det er riktig å legge føringer i en sånn type sak. Marianne informerer om viktigheten av å få klarlagt det juridiske og økonomiske handlingsrommet styret har i slike saker. Ledergruppa har søkt juridisk bistand. Styret kjører en poll, hvor flertallet stemmer nei (standpunkt om nei for de som får honorar).

Sittende styret har derfor besluttet å ikke dekke kostnadene omkring seminar og landstreff. Dersom forespørselen skulle dukke opp igjen ved et nytt styre, kan tråden taes opp igjen der.

2. Nye statistikk-kategorier lansert!

Ammehjelperne har fått frist til 20.02. på å rapportere.

En del ammehjelpere opplever at lagreknappen blir «hvit og å få henvendelsene sine i «backend», altså at statistikken deres blir lagret dobbelt opp.

Styreleder jobber med forbedring med her.

Konsekvensen av dette nye systemet er at fristen for å rapportere er utsatt til februar istedenfor januar slik den normalt har vært. Statistikken blir da videre sendt inn til Helsedirektoratet. Foreløpig ser det ut til at det er ingen fallgruver og alt i alt positivt.

3. Utlysningen av stilling som vikarierende daglig leder

Vi har fått en søknad på stillingen, og kandidaten vil bli kalt inn til intervju i neste uke. Det er ønskelig at sentralstyret nå tar en samtale på alle de små tingene hva gjelder vikariatet, som lønn for perioden hun vil måtte jobbe 100% av Stines 80%. Kompensasjon for hjemmekontor, telefonbruk og eventuell anskaffelse av teknisk utstyr. Hvordan løser vi praktiske ting som bankkort, tilganger og Brønnøysund?

Styret stiller seg positiv til kandidaten som har søkt på stillingen som vikarierende daglig leder. Planen er at kandidaten innkalles til et stort intervju i uke 3.

Styret ytrer noen mulige kommende problemstillinger, blant annet at kandidaten må jobbe 100% (altså 80%) i en periode på ca 10-12 uker. Og hvordan hun kan kombinere vikariatet med sin opprinnelige arbeidsplass.

Vi ser på kompensasjon for hjemmekontor og telefon. Hvor daglig leder og styreleder snakker med kandidaten om hva slags utstyr hun har og eventuelt mangler. Så kan Ammehjelpen ordne det hun ikke har (skjerm, bærbar PC, mus). Hun får kompensasjonsbeløp som passer til slitasje som eventuelt forekommer.

Vi diskuterer kompensasjon for hjemmekontor; skal det være standard takster? Og snakker litt om det bør være prosentmessig justering. Kompensasjonen bør dermed være lik uavhengig av prosenten.

Ettersom Stine skal ta seg av kontorarbeid, vil den vikarierende daglig leder være mer ute, bl.a på stand og representasjoner. Styret kommer frem til en kompensasjon på 1000kr. Vi tilbyr kandidaten 50+% for telefoni av 1000kr pr måned utover lønnstilbudet. Det blir enstemmig vedtatt i styret.

Styret diskuterer hvordan opplæringsperioden blir og at det blir mulig en overlappsperiode fra mars av.
Og om det skulle bli til at kandidaten skulle trekke seg, må vi dermed lyse ut stillingen eksternt og gjennomføring av intervju og opplæring blir fordelt på samtlige styremedlemmer.

4. Diverse rundt bordet ved ledig tid

Budsjett
Anne-Britt presenterer et fornyet budsjettforslag, hvor det er noen endringer siden det forrige fysiske styremøte. Det er reisestøtten som er blitt endret på, hvor det er budsjettert 240 000 (kostnadene er økt med 140 000) i reisestøtte. Hvorav de som bor i øvrige del av Norge får støtte på 2200, mens sørlige del av Norge får 1500. Vi går fortsatt med et underskudd på budsjettet og vi har presset økonomi.

Vi diskuterer muligheten for å øke reisestøtten ytterligere, enten i form av å dekke den billigste reisen eller å spandere et for alle (som er på 600kr).

Styret kjører en poll, hvor vi stemmer for full dekning av billigst reisemåte. Enstemmig vedtatt.

Styrehonorar
Styret diskuterer muligheten for å øke styrehonorarer.

Til sammenligning får mailadmins 30 000 i året (hvorav 5000kr på sin vaktmåned), mens de som drifter AH-gruppen får 36 000 i året. Er det rimelig å øke honorarene? Ønskelig å øke honorar til nestleder og styreleder, da de har størst arbeidsbelastning. Eventuelt en kompensasjon for tapt arbeidstjeneste?

Stine ringer Frivillighet Norge for å innhente mer info, samt tar kontakt med flere andre frivillige organisasjoner og deres årsregnskap. Vi tar opp igjen tråden ved neste fysiske styremøte i februar.

Illustrasjonskonkurransen
Kristine forteller det er få påmeldte i tegnekonkurransen og dermed lufter muligheten for å utlyse konkurransen eksternt. Eksempelvis Instagram/AHG/kandidatgruppa. Frist 31. januar. Styret stiller seg positivt til dette og Kristine sender tekst til admin i AHG.

Camilla legger ut konkurransen på Instagram.

Premie: dagpakke til seminar/webinar. Om det skulle igjen være få påmeldte, kan vi eventuelt utsette fristen til 15.februar.

🔙 Tilbake til oversikten over styremøter