Interne retningslinjer for Ammehjelpens sentralstyre
❗️Det som står på denne siden er intern informasjon for ammehjelpere. Ikke del lenker med andre enn ammehjelpere. Takk 💛
Versjon 2:
Revidert og godkjent 01.06.2024.
Første gang godkjent 10.01.2023.
1. Innledning
Retningslinjene omfatter:
- Mandat styreleder
- Mandat for økonomiansvarlig
- Økonomiske retningslinjer
Forrige styre så behovet for interne retningslinjer for styrearbeidet, og utarbeidet høsten 2022 interne retningslinjer for sentralstyret. Retningslinjene bør gjennomgås og revideres ved behov.
Nytt styre har gjennomgått og revidert retningslinjene. Mandat (stillingsbeskrivelse) for daglig leder tas ut av sentralstyrets interne retningslinjer og innarbeides i Medarbeiderhåndboken som er under utvikling. Likeledes utarbeides mandat/stillingsbeskrivelse for nettredaktør med kommunikasjonsansvar.
Retningslinjene er rådgivende, og kommer i tillegg til vedtektene. Vedtektene har alltid forrang.
2. Mandat styreleder
2.1 Mandat
Styreleders ansvar er å, sammen med styret, sikre at organisasjonen organiseres og driftes i henhold til Ammehjelpens vedtekter og annet gjeldende regelverk.
2.2 Styreleders oppgaver
2.2.1 Styreleder er ansvarlig for at innkalling med sakliste og styrepapirer sendes styrets medlemmer senest en uke før styremøtet, slik at medlemmene har tid til å sette seg inn i sakene i forkant av møtet. Styreleder kan delegere dette til daglig leder.
2.2.2 Styreleder skal i samarbeid med daglig leder, sittende nestleder og sittende økonomiansvarlig vurdere hvilke saker som skal til behandling i sentralstyret, dette gjelder eksempelvis saker av større økonomisk art eller saker som angår driften av Ammehjelpen som organisasjon. Styresaker skal behandles i møte eller på annen betryggende måte. Det kan for eksempel være som telefonmøte, videomøte eller e-post.
2.2.3 Styrelederen har ansvar for å forberede og ta initiativ til behandling av saker i styret.
Styreleder avgjør om sakene skal behandles i et fysisk styremøte, digitalt møte eller på annen måte.
2.2.4 Styreleder har sammen med økonomiansvarlig et særlig ansvar for å påse at organisasjonen har en forsvarlig likviditet i forhold til risiko og omfang av virksomhetens aktivitet. Styret i sin helhet har det samlede ansvaret. Hvis styret finner at økonomien ikke er forsvarlig, plikter styret straks å foreslå tiltak og eventuelt innkalle til ekstraordinær generalforsamling.
2.2.5 Styreleder kan delegere nødvendige oppgaver til øvrige styremedlemmer, men bør gå i dialog med det enkelte styremedlem før det pålegges.
2.2.6 Styreleder er sammen med resten av styret ansvarlig for at det gjennomføres årlige medarbeidersamtaler med ansatte i organisasjonen.
2.2.7 Styreleder er ansvarlig for at styret konstituerer seg selv. Dette bør skje så snart som mulig etter generalforsamlingen.
2.2.8 Styreleder har sammen med resten av styret ansvar for å ansette/avsette daglig leder.
2.2.9 Styrelederen kan ikke fatte beslutninger i styresaker alene. Styrelederen plikter å tydeliggjøre for styret når det stemmes for styrevedtak.
3. Mandat for økonomiansvarlig
3.1 Kompetanse/kriterier:
Kompetanse innen økonomi er ønskelig. Vervet som økonomiansvarlig er toårig.
3.2 Mandat
Styrets økonomiansvarlig skal:
3.2.1 holde seg orientert om organisasjonens økonomi
3.2.2 sette opp et forslag til budsjett ut fra sentralstyrets føringer
3.2.3 presentere den faste posten ‘økonomi’ ved styremøtene
3.2.4 orientere styret slik at det er i stand til å utøve sitt mandat om å forvalte organisasjonens midler til beste for Ammehjelpen
3.2.5 møte med revisor og regnskapsfører ved behov
3.2.6 være en sparringpartner for daglig leder og styreleder i økonomiske spørsmål
3.2.7 ha særskilt varslingsplikt til styreleder dersom det oppdages uregelmessigheter.
3.2.8 godkjenne faktura
4. Økonomiske retningslinjer for Ammehjelpens sentralstyre
4.1 Bruk av midler
4.1.1 Ammehjelpens midler skal brukes i henhold til vedtatt budsjett.
4.1.2 Justeringer innenfor budsjettramme drøftes med økonomiansvarlig og daglig leder.
4.1.3 Styreleder må konferere med daglig leder eller økonomiansvarlig ved enkeltstående økonomiske transaksjoner som overskrider kr 2000.
4.1.4 Daglig leder må drøfte uforutsette utgifter med økonomiansvarlig og styreleder. Ved
uforutsette utgifter over kr 20 000 skal hele styret involveres.
4.1.5 Ved inngåelse av avtaler med eksterne aktører skal Ammehjelpens maler for kontrakter benyttes. Det skal være minst to fra Ammehjelpen som underskriver, en av dem skal være daglig leder eller styreleder.
4.2 Kostnadsdekning av transportutgifter i forbindelse med deltakelse styremøter
4.2.1 Ammehjelpen dekker alle transportkostnader i forbindelse med styremøter for nødvendige deltakere.
4.2.2 Deltakere som bruker mer enn 1,5 time på reisen (fra dør til dør) får dekket hotell fredag og lørdag. Deltakere med kortere reisetid får normalt kun dekket hotell lørdag. Daglig leder avgjør unntak ved behov.
4.2.3 Utgifter dekkes ved utbetaling etter godkjent reiseregning, som sendes inn etter styremøtet. Daglig leder godkjenner reiseregning. Ved særskilte behov kan forskuddsbetaling for reisekostnader innvilges av daglig leder.
4.2.4 Alle kostnader skal dokumenteres med kvittering for kjøp som legges ved reiseregningen.
4.3 Dekning av kostnader til måltider i forbindelse med deltakelse på styremøter
4.3.1 Ammehjelpen dekker felles lunsj lørdag og søndag, felles middag lørdag og frokost for overnattende.
4.3.2 Ammehjelpen dekker inntil to enheter alkoholfri drikke til middag.
4.3.3 Ammehjelpen dekker møteservering.
4.3.4 Ved reisetid fra dør til dør utover 4 timer på fredag og/eller søndag dekker Ammehjelpen ett måltid på inntil kr 300.
4.3.4 Alle kostnader som ikke er dekket av Ammehjelpens felles innkjøp skal dokumenteres med kvittering vedlagt reiseregning
4.4 Dekning av kostnader i forbindelse med deltakelse på andre møter og arrangementer i organisasjonsøyemed.
Ammehjelpen dekker transportkostnader og måltider etter retningslinjene for styremøter i forbindelse med deltakelse på andre møter og arrangementer.
🔙 Tilbake til informasjon for ammehjelpere