Referat: Styremøte 1-2023
Digitalt mellommøte
Dato: 10.01.23
Deltagere:
- daglig leder Anne Sigstad
- styreleder Izabella Katharina Abouradoine Sætherø
- nestleder Kristine Skreosen Mandelid
- økonomiansvarlig Anne-Britt Halonen
- styremedlemmer Rachel Myr, Cathrin Myrvold, Ingrid Sørsand Graue Handeland
- kommunikasjonsansvarlig Camilla Krogli Hansen
Referent: Kristine Skreosen Mandelid
Forhåndsvarslede saker:
- Redegjørelse og vedtak om inngåelse av avtale med CRM leverandør
- Gjennomgang av arbeidskontrakt for ny daglig leder
- Gjennomgang og vedtak av Ammehjelpens sentralstyres interne retningslinjer
Behandlede saker:
1. Redegjørelse og vedtak om inngåelse av avtale med CRM leverandør
Styremedlem stiller spørsmål vedrørende Kommunions tilknytning til trossamfunn, da Ammehjelpen er trosuavhengige. Styreleder viser til en redegjørelse fra CEO ang dette. Styret føler seg fortsatt utrygge hvilken betydning dette har for valg av kunder. Styret stemte hvorvidt vi skal gå i dialog med dem ang dette. 4 stemte for, 2 imot. Styreleder ber derfor om en ny redegjørelse på følgende spørsmål:
- Hvilken rolle spiller trosretning og seksuell legning for ansettelse i Kommunion?
- Kan dere utdype hva dere legger i bruk av paragraf 4 punkt 1 i Haugeparagrafen i deres arbeid?
- Hvor går Kommunions overskudd?
- Påvirker religion eller seksuell legning hvilke kundeavtaler dere inngår?
- Vi ønsker oss en redegjørelse for bruken av tro i markedsføringen deres.
2. Gjennomgang av arbeidskontrakt for ny daglig leder
Styreleder har sendt arbeidskontrakten til jurist og fått tilbakemeldinger. Vi dobbeltsjekker behovet for å kategorisere stillingen som daglig leder.
Vi har ikke tatt stilling til om vi skal dekke mobil eller internett. Kommer forslag om å heller legge til dette som et vedlegg til kontrakten, slik at vi slipper å endre hele kontrakten. Styremedlem lurer på om det er nødvendig å dekke 400kr i mobilkostnader. Vi går i dialog med Stine for å høre hva hun har behov for, da dekking av mobilkostnader og internett er skattepliktig, eventuelt om en baker dette inn i husleien.
3. Gjennomgang og vedtak av Ammehjelpens sentralstyres interne retningslinjer
Mandat styreleder
Punkt 3.2.2 Styremedlem ønsker det defineres hva som er en styresak og hvilke saker styreleder kan avgjøre i samråd med daglig leder og nestleder. Vi definerer et arbeidsutvalg bestående av styreleder, nestleder, økonomiansvarlig og daglig leder som kan ta mindre avgjørelser.
Punkt 3.2.4 Styremedlem spør om «forsvarlig egenkapital og likviditet» er forståelig. Vi endrer ordlyden noe.
Punkt 3.2.9 Styremedlem spør når en sak per definisjon under behandling av styret. Noe endring av ordlyden.
Punkt 3.2.10 Dette punktet står i vedtektene, og kan fjernes.
Stillingsinstruks for daglig leder i Ammehjelpen
Punkt 4 Det påpekes det er mange punkter og mye detaljer. Det foreslås å gjøre stillingsinstruksen mer overordnet, og heller lage et vedlegg med mer detaljert beskrivelse om hvordan disse oppgavene skal utføres. Man deler det derfor opp og formulerer en veiledning ved siden av stillingsinstruksen.
Punkt 4.1 og 4.2 slås sammen til «Følge opp nye og eksisterende medlemmer».
Videre punkter gjøres om til setninger, og detaljene flyttes over til et vedlegg. Dette ble gått gjennom og gjort mindre endringer med ordlyd.
Økonomiske retningslinjer for Ammehjelpens sentralstyre
Punkt 6.3.2 Vi bytter ut ordet styremedlemmer til deltakere
Interne retningslinjer for personalsaker
Punkt 7.1 Det spørres om det bør defineres at dokumenter med personsensitive opplysninger må lagres trygt. Dette legges inn. Styremedlem spør om det bør legges til et punkt om personkonflikter i styret. Her kan partene involvert bli enige om en nøytral tredjeperson som mekler.
Oppsummering:
- Styreleder ber om en ny redegjørelse fra Kommunions CEO vedrørende visjoner og verdier
- Styreleder dobbeltsjekker ang særlig uavhengig stilling eller ikke. Hun går i dialog med Stine om dekning av telefon og internett.
- Interne retningslinjer vedtatt og et vedlegg med beskrivelse av arbeidsoppgaver for daglig leder opprettet.
Tilbake til oversikten over styremøter