Referat: Styremøte 5/2024
Tid: 14.04.24
Sted: Quality Airport Hotel Stavanger
Konstituerende styremøte
Til stede: Guro Øydgard, Izabella Abouradoine Sætherø, Marianne Henriksen Austad, Anne-Britt Halonen, Malena Sif Ásbjarnardóttir, Kjersti Gram Lindstad, Elfa Erlendsdottir, Cathrin Myrvold, Kristine Thomsen, Hedda Embla Ophaug Bekkelund, Inga Malene Bruun, Olaug Salte, Camilla Krogli Hansen, Åshild Riise.
Referent: Åshild Riise
1. Presentasjon
Ny leder Guro Øydgard presenterer seg. Veiledning er et interesseområde. Bor i Bodø. Vært ammehjelper siden 2014. Har mye erfaring fra styrearbeid, men ikke fra Ammehjelpen. Jobber som førsteamanuensis, to barn.
Nytt styremedlem Olaug Salte presenterer seg. 32 år. To barn. Liten på vei. Vært med i Ammehjelper tre år. Er lærer. Bor i Stavanger.
Ny økonomiansvarlig presenterer seg. Malena Sif Ásbjarnardottir. Bor i Oslo. Skal ta master i HR etter sommeren. Jobbet med økonomi. Jobber i Loomis. Erfaring fra LO, FAU, handel og kontor. Startet reisebyrå i 2019 på Island.
Nytt styremedlem Inga Malene Bruun presenterer seg. Bor i Tromsø, prosjektleder innenfor arkeologi, vært ammehjelper siden 2015, tre unger, erfaring fra frivillige verv.
3. vara presenterer seg: Elfa Erlendsdottir, snart 32 år, et barn, en på vei, sykepleier, bor i Indre Troms, foreningskvinne, vært med i ulike råd og verv.
Sittende styremedlem Marianne Henriksen Austad presenterer seg: Sittet i 1 år i styret, 38 år, jurist, vært ammehjelper siden 2016, bor rett utenfor Oslo.
Sittende styremedlem Hedda Embla Ophaug Bekkelund presenterer seg: 32 år, sykepleier, vært i styret i 1 år, bor i Trondheim.
1. vara presenterer seg: Kjersti Gram Lindstad, snart 38 år, bor mellom Elverum og Kongsvinger, vært ammehjelper siden 2013. Vært 2. vara forrige periode. Helsesykepleier.
Camilla Krogli Hansen: Ansatt. Bor på Ås utenfor Oslo, jobber med nettsiden og SoMe. Utdannet journalist og går sykepleierutdanning.
Åshild: 36 år, bor på Biri, 3 barn, jobber 40% som vikarierende daglig leder og 60% som lærer. Har kontordager for Ammehjelpen torsdag og fredag.
2. Ansvarsområder
Avtroppende styret har hatt ulike ansvarsområder:
Izabella har vært styreleder.
Marianne har vært nestleder.
Hedda har vært fagansvarlig.
Anne-Britt har vært økonomiansvarlig i 3 år, og da var det et nytt verv.
Cathrin: Medlemssanvarlig. Bor i Brumunddal. Kom inn samtidig med Izabella.
Kristine: Alt-mulig-styremedlem. Vært med i 5 år.
3. Diverse informasjon
Ammehjelpen valgte å kjøpe Microsoftsystemer. Styret har desktopversjon. Vi bruker teams. Vi har begrensede premiumlisenser fra Microsoft. Guro blir prioritert inn i teams og premium lisens. De andre får i slutten av uka, på grunn et referat som må være i orden.
Vi har satt opp et forslag til styremøter framover, og vi må lande hotell.
Nytt styret skal selv finne ulike roller innad i styret (unntatt leder og økonomiansvarlig).
Innkalling til styremøte ser heftig ut, men det er på grunn av informasjon. Innkallingen kan fungere som mal for referat der man legger på informasjon fra styremøtet. Avtroppende styreleder anbefaler å bruke innkallingen som mal for referater. Kan ikke styremedlem møte må det gis beskjed til leder, så vara kan bli kalt inn. Ansatte har møteplikt. Per nå 3 ansatte (Stine, Camilla, Åshild).
Izabella går gjennom styremøteinnkallingen og informasjon som står der. Izabella poengterer saker som ikke er ferdigbehandlet: Arbeid med interne bidragsytere. De får et honorar. Det er epostadmins og admins for ammehjelpsgruppa. Vi har interne bidragsytere som ikke får honorar: Veileder, faddere. Vanskelig hvilke avtaler de har hatt. Har hatt juridisk bistand inne. Izabella videresender korrespondanse med advokat Anders til Guro og det må for alle rollene som innehar en avtale om honorar, med høy sannsynlighet skrives nye avtaler.
Vi innhenter statusrapport fra SoMe (Camilla), epostadmins (Hilde FT og Kristine SM), historiske tall fra sosiale medier, info rundt landstreff/fagseminar. Vi har en prioriteringsliste over hva vi kan bruke midler på nå som vi har fått økt bevilgning (se referat styremøte 4 sak 10:3:1), som er stemt over. Nytt styre bør sørge for at ammehjelpere bør få støtte til å reise på landstreff.
Fastgivere – historiske data for å se økning. Dette systemet er nytt.
Vi har støttemedlemmer og aktive medlemmer. Men vi ønsker oss fastgivere, og ikke støttemedlemmer. Vi forteller ikke at vi har støttemedlemsordning.
Bevilgningsøkning: 4,07 mill kr, bak dette ligger det et enormt politisk arbeid. Avtroppende styre anbefaler at styret fortsetter med politisk lobbyvirksomhet. Styreleder har vært i møter med politikere og andre påvirkere minst hver 2. uke i snitt.
Arendalsuka skal noen sendes på for å holde foredrag.
Izabella og Marianne er påmeldt og stiller på møte i referansegruppen for revidering av nasjonalfaglig retningslinje for svangerskap, fødsel og barsel 30.04.24.
Historisk råd har ingen saker til behandling akkurat nå. Dette rådet fungerer godt og dette er vi stolt av. De vil ha en flat struktur, med en ordleder for hver sak delegert av styreleder.
Vi må følge opp representasjoner. Se sak 12, styremøte 4.
Det nye styret må arbeide med podcaster.
Stine og Izabella begynte et arbeid med Ammehjelpens egen podkast, dette følger Stine nå opp. Izabella har luftet interesse for å være involvert i dette videre.
Ammehjelpen har takket ja til å delta i podkasten til Foreldrerådet. De avtaler selv innspillinger med gjeldende ammehjelpere, og Åshild, Guro og Camilla må samkjøre med Foreldrerådet omkring PR ved publisering.
Husk å forholde oss til vedtatt arbeidsprogram.
Alle som søkte om tilgang til Gold Lactation fikk dette. Ikke nødvendig å følge opp videre av nytt styre.
Det har kommet innspill fra innlandsgruppa om kompensasjon for tapt arbeidsinntekt ved arrangement for ammekafe. Styret har valgt å se på saken i bredere perspektiv, med mulighet for kompensasjon for tapt arbeidsinntekt til ammehjelpere for flere ulike oppdrag på vegne av Ammehjelpen. Det ligger et utkast/forslag til retningslinje i teams, nytt styre må følge opp denne saken og dette dokumentet og vurdere problemstillingene som følger av å kompensere ammehjelpere økonomisk for tapt arbeidsinntekt. Problemstillingen er nærmere beskrevet i dokumentet.
Fagseminar og landstreff: Har hatt en sentralisert komité fordi vi ikke fikk lokalgrupper til å arrangere. Var krevende å organisere første året, men har fungert bra i 2024. Leder har fungert meget bra. Hun bør spørres om å være med i neste komité.
Leder av arrangementskomitéen har et innspill til styret: Deler av jobben bør være kompensert økonomisk, fordi det er en veldig stor jobb. Bør være en egen bookingansvarlig og en som har ansvar for fagseminar@ammehjelpen.no. Følges opp videre av nytt styre. Izabella har videresendt saken til Guro.
På GF ble det løftet behovet for en komite/arbeidsgruppe for å lage en mal/rutine rundt arrangement av landtreff og fagseminar. Tine Greve stiller seg til rådighet for en arbeidsgruppe. Marie kan også bidra i arbeidsgruppen, og Elfa har også luftet interesse.
Styret har tidligere perioder drøftet hvem som kan passe som leder i en arrangementskomite, og leder for komiteen ønsker seg deretter medlemmer som blir spurt. Elfa, som i år hadde ansvar for programgruppen, sier at vi må komme i gang med arbeidet så fort som mulig, for å ha nok medlemmer i gruppen.
Arbeidet med landtreff bør også komme i gang så fort som mulig. Stine har hentet inn ulike tilbud. Økonomi er viktig. Må ikke være i Oslo hele tiden. Må ta hensyn til geografi. Nå har det vært i Oslo annethvert år, men må ikke være sånn. Fint med geografisk spredning på landstreff, fordi da kan helsepersonell fra ulike deler av landet delta. Ikke alle får det dekket av arbeidsgiver.
4. Organisasjonens ansatte
3 stk. Camilla har 50% stilling, Åshild 40%, Stine 80%, men skal jobbe 40% fra juni 24 til juni 25. Stine har telt timer. Arbeidsbelastningen tilsvarer 100%, styret har snakket med Stine om dette, hun ønsker å øke stilling til 100%. Det må lages en ny arbeidsavtale fra det nye styret. Stine er i prinsippet lovet en 100% stilling.
Ifm Camilla sin stilling: Camilla er ansatt i en 50% stilling, med avtale om at det kan vurderes å opprettes prosjekter som tilkjennegir henne lønn utover avtale, der hvor hun også pålegges eller påtar seg arbeidsoppgaver eller arbeidstid utover signert avtale og instruks. Izabella foreslår at dette inkluderes i en personalhåndbok for Ammehjelpen, eller i Sentralstyrets interne retningslinje ved revidering.
Izabella ønsker at det nye styret skal lage en personalhåndbok for fremtiden.
5. Overgang fra FHI til Helsedirektoratet
Ammehjelpen har avtalt kvartalsvise møter med Helsedirektoratet. Det er planlagt oppstart av disse møtene i august 2024, Stine holder i dette. Det er foreløpig ikke satt noen dato til Izabellas kjennskap.
6. Teams
Når dere kommer inn i teams etter hvert: Alle er med i det som heter Ammehjelpens møteteam. I den som heter Sentralstyret ligger ulike utkast til rutiner, referater, pågående styresaker etc. Izabella viser. Godkjente styrereferater må lagres i pdf så de ikke kan endres.
Ofte stilte spørsmål finnes i Sentralstyret – Generell informasjon til og om styret. Referater, ulike arbeidsområder. Annen nyttig info. Izabella anbefaler nytt styre å fylle på informasjon underveis.
Izabella sier at det er viktig å registrere timebruk, alle styremedlemmer og ansatte. Clockify kan brukes.
Izabella påpeker at alle må gå inn og setter på varsler på teams, og slår disse av når det er helg.
Izabella viser møteplan. Første fysiske styremøte valgte vi å ha med to vararer. Det er lurt at varaer har større eierskap hvis de må inn. Det skal være lov å ha f eks permisjon for et styremedlem. Vararer var kalt inn til digitale styremøter.
Avtroppende og påtroppende styremedlemmer må snakke om hva de etterlater seg av arbeid de har hatt. Vi vil gi en anbefaling til det nye styremedlemmet.
7. Informasjon fra avtroppende styremedlemmer
Anne-Britt forteller: Skal vise detaljer til Malena. Har godt samarbeid med revisor og regnskapsfører. Anbefaler at styreleder, økonomiansvarlig og daglig leder bør ha et møte om ikke så lenge. Økonomiansvarlig er et viktig verv. Følge med at ting går riktig for seg. Regnskap, kostnader, budsjett. Økonomiansvarlig kan oppdage om ikke alt går riktig for seg. Daglig leder må passe på at tilganger til bank gis til økonomiansvarlig.
Anne-Britt viser ulike kontoer. Vi bruker Tripletex som regnskapsprogram. Anne-Britt henviser til budsjett og excellark. Regnskapet til Ammehjelpen er delt i driftsavdeling (midler fra Helsedirektoratet) der vi rapporterer om det vi har søkt om, og frie midler (gaver, kontingenter). Måtte lage nytt budsjett etter vi fikk økt bevilgning. Det er viktig at vi bruker pengene vi har fått.
Styreleder og økonomiansvarlig må følge med på bruk av midler. Helsedirektoratet er nøye på at budsjettet stemmer akkurat med de pengene vi har søkt om, i søknaden vi skrev. Derfor stemte ikke budsjettet som ble laget helt, det måtte nedjusteres litt. Dette gjør at vi har noen ulike budsjetter. Vi har en ekstra pott til lønnsmidler.
Anne-Britt leser opp fra budsjettet som ble laget etter vi fikk økt bevilgning. Izabella viser mailen fra Ammehjelpen til Helsedirektoratet datert 9. april 2024. Camilla leder arbeid med Increo for å universell utforming av nettside.
Izabella poengterer at det nye styret bør vurdere å ansette i engasjement noen for å gjøre arbeid, for at styret skal være bærekraftig og ikke arbeide for mye. Dokumentet Sentralstyrets interne retningslinjer viser stillingsinstruks til daglig leder og mandat til styremedlemmer, arbeidsoppgaver. Denne må vedtas på nytt på grunn av at vervet økonomiansvarlig skal være 2 år.
Styreleder og daglig leder har Mastercard. Høyere kredittgrense på daglig leder sitt kort på grunn av mulig utlegg for hotell. Vi har valgt å bruke penger på teambuilding på kveld lørdag, annethvert fysisk styremøte. Viktig for å vedlikeholde positivt samarbeid og sunt arbeidsmiljø. Ansatte skal inkluderes i dette.
Marianne nestleder sier litt om hva hun har gjort: Dels vanlig styremedlem og dels i ledergruppa. Tatt oppgaver etter interesseområder: Juridiske områder og regelverk. Vi har hatt styremøter og jevnlige ledermøter med økonomiansvarlig, nestleder og styreleder. Etter behov eller annenhver uke. Har også vært med i økonomimøter hvert halvår, som er fysiske møter i forbindelse med styremøter. Marianne er med videre i styret og kan fortelle mer senere.
Cathrin: Medlemssansvarlig: Hovedoppgaver: Kandidatgruppa på Facebook, månedlige møter med nye kandidater og fortalt litt om hvordan det er å være ammehjelper, svare på spørsmål. Det er også andre flinke ammehjelpere som svarer på spørsmål inne i gruppa. Har satt opp ammestue sammen med Rachel Myr. Hun ønsker å fortsette med dette. Sette opp møter på teams, reklamere for disse. Ha litt oversikt over lokalgrupper, være tilgjengelig om noen ønsker å opprette, få flere lokalgrupper i gang. Cathrin laget et skriv for oppfølging av ny medlemssansvarlig.
Vi må ha en fagansvarlig, medlemsansvarlig, men vi mangler en sekretær. Krever mye av styreleder å følge opp. Neste styre bør ha sekretær! Styreleder og daglig leder samarbeider om innkalling, og styreleder kaller inn til møte.
8. Konstituering av nytt styre
Avtroppende styremedlemmer forlater rommet, sammen med 3. vara.
Konstituering av nytt styre:
Styreleder og økonomiansvarlig ble valgt ved eget valg på generalforsamlingen.
Nestleder: Marianne Henriksen Austad.
Medlemsansvarlig: Olaug Salte.
9. Møteplan:
Vi må få banka det som skal være før sommeren.
Digitalt 14. mai kl. 20.30.
Fysisk styremøte 1-2 juni. Olaug prøver fysisk, men må kanskje delta digitalt. Innspill: Møtet må ikke være i Oslo. Men på grunn av transport fra ulike steder i landet er det lurt å ha det i Oslo.
Nye styremedlemmer må prøve å sette seg inn i dokumenter. Lese seg opp på teams.
Varaer blir kalt inn til alle digitale møter. Kanskje ikke møteplikt, men deltar hvis de har mulighet.
🔙 Tilbake til oversikten over styremøter